서론
제4차 산업혁명의 시대에 들어서면서 사회, 문화, 경제 등 삶과 직결된 수많은 분야에서 디지털화(化)가 진행되고 있다. 서적도 예외가 아니어서 종이책과 전자책을 같이 출간하는 것은 당연시되고 있고, 심지어 비용 절감 등의 이유로 전자책으로만 출간되는 책들도 있을 정도다. 이제 개인들은 스마트폰으로 전자책이나 웹소설을 읽고, 태블릿PC, 이북리더 등에 저장공간이 허락하는 한도에서 수십 권이건 수천 권이건 책을 저장해 읽을 수 있게 됐다. 전자책은 상대적으로 비용도 적게 들고 시간적, 공간적으로 큰 이점을 가지고 있다. 무거운 책을 들고 다닐 필요도 없고, 직접 서점에 갈 필요도 없어 전자책 이용자가 늘어가고 있다.
도서관도 마찬가지다. 종이책 외에도 전자책이나 오디오북, 전자저널 등 다양한 디지털 매체를 늘려가는 추세다.
그럼에도 도서관은 여전히 공간 부족에 시달리고 있다. 디지털 화가 진행된다고 하더라도 도서관을 찾는 이용자들의 대부분은 여전히 종이책을 찾기 때문이다. 매달 쏟아지는 신간, 교양도서, 전문서적 등 이용자들이 원하는 도서를 갖추기 위해 도서관은 늘 일정한 비용과 공간을 지출하고 있다. 이를 되풀이하다 보면 어느샌가 더 이상 책을 사들일 공간이 부족하게 된다.
정기적인 장서 폐기가 필요한 이유가 여기에 있다. 도서관이 늘 최신성을 유지하기 위해서는 최소한의 자료 소장 공간 확보는 필수적이다.
여기에 최근 도서관들이 온라인으로 대체 가능한 유형의 자료들이 차지했던 공간을 이용자 중심의 열람공간이나 첨단 학습공간으로 빠르게 대치하고 있는 것[1]도 소장 공간이 부족해지는 이유 중 하나다.
특히 대학도서관이나 공공도서관보다 규모가 작은 전문도서관들은 대체로 좁은 공간에 다량의 장서들을 소장하고 있어 효율적인 공간 활용 방안을 찾는 것이 늘 사서들의 숙제 중 하나이다. 그 중에서도 병원 내 의학도서관은 10곳 중 7곳이 한 명의 사서가 모든 업무를 처리하는 ‘1인 사서’ 도서관으로 운영되고 있어[2] 인력상 장서 재구성에 한계가 있을 수밖에 없다. 게다가 장서 폐기 기준이나 규정이 미비해 사서들의 개인적인 판단에 따라 폐기 여부를 결정하는 것이 현실이다 보니, 특히 전문 서적이 많은 의학도서관의 경우, 일반 도서관들의 폐기 기준과 절차를 그대로 따르는 경우가 많아 의학도서관에 맞는 장서 폐기 프로세스의 필요성이 제기되고 있다.
따라서 본 연구에서는 병원 내 의학도서관들의 자료 소장 실태를 장서포화도 산출을 통해 살펴보고, 실제 장서 폐기를 시행하고 있는 의학도서관의 사례를 소개해, 이를 공유하면서 문제점 및 개선방안을 도출하는 것을 목표로 한다.
연구방법
본 연구는 통계 분석을 통한 병원 내 의학도서관 장서포화도 산출, 그리고 실제 의학도서관 장서폐기 사례 연구 등 두 가지 방법으로 진행한다.
먼저 병원 내 의학도서관들의 장서포화도 산출을 위해 국가도서관통계시스템을 이용해 병원 내 의학도서관 현황을 파악한다. 의학도서관이 선정되면 이들의 통계 자료를 기반으로 장서포화도를 산출해 장서 현황을 살펴보기로 한다. 장서포화도 산출식은 아직 의학도서관에 적합한 방식이 개발되지 않은 관계로, 기존 연구 중에서 공공도서관 산출식과 대학도서관 산출식을 각각 적용하기로 한다.
이와 함께 사례 연구를 병행한다. 대상은 공간 부족으로 인해 실제 장서폐기를 시행하고 있는 1인 사서가 운영하는 소규모 의학도서관이다. 먼저 이 의학도서관의 현황을 살펴보고, 장서포화도 산출을 통해 공간 부족 현황을 이론적으로 진단한다. 이후 2024년 진행된 장서폐기 과정을 단계별로 추적해 문제점과 개선방안을 도출한다. 이를 통해 국가도서관통계시스템 조사에 응하지 않아 통계상으로 잡히지 않던 의학도서관들의 실태를 파악하는 계기가 될 것으로 기대한다.
병원 내 의학도서관 장서포화도
｢도서관법｣ 제4조에 따르면 전문도서관이란 법인·단체 또는 개인이 소관 업무와 관련하여 소속 직원, 공중에게 특정 분야의 전문적인 도서관서비스를 제공하는 것을 주된 목적으로 하는 도서관을 뜻한다. 이는 특수한 환경에 처한 사람에게 도서관서비스를 제공하는 특수도서관과는 구별된다. 가령 같은 병원에 있는 도서관이라 하더라도 연구자들의 연구 목적을 위한 의학도서관일 경우 전문도서관이지만, 입원 중인 환자나 그 보호자에게 도서관 서비스를 제공하는 병원도서관이라면 특수도서관으로 분류된다.
이상에서 볼 때 전문도서관의 특징은 독립된 기관이 아닌 모기관에 속한 기관이고, 그 기관의 구성원이 주요 서비스 대상이며, 장서의 구성 또한 모기관의 경영 목적 혹은 구성원의 관심주제와 수준에 한정된다고 볼 수 있다. 따라서 신간 구입에 있어서 가장 우선하는 원칙은 구성원의 요구[3]이다. 구성원의 연구주제와 관심영역에 따라 필요로 하는 연구자료나 전문도서를 우선적으로 구입하는 것이 전문도서관의 주된 장서개발 정책이 된다. 이는 의학도서관에도 통용된다.
국가도서관통계시스템에 따르면 2023년 기준 전문도서관 수는 총 495개관이다. 이는 공공도서관(1,271개관)의 38.9%, 작은도서관(6,875개관)의 7.2% 수준이다.
전문도서관 가운데 의·약학으로 분류된 의학도서관은 37개로 7.5%를 차지했다. 이 중 국가도서관통계시스템의 통계조사에 응한 곳은 12곳이다. 국민건강보험과 건강보험심사평가원 도서관을 제외하면 10곳이 병원 내 의학도서관으로 분류된다.
이들 10개 병원 내 의학도서관을 대상으로 도서관 현황을 살펴보면 평균적으로 연면적 174.7m2, 좌석수 22.7개, 장서수 8,367권으로 조사됐다. 이에 비해 전문도서관 151개관은 평균 연면적이 688m2, 좌석수 33.7개, 장서수 46,230권으로 나타나, 공간은 4배, 장서수는 거의 6배 가까이 차이가 나는 것으로 나타났다. 또 국공립 공공도서관 및 국공립 어린이도서관 최소 기준인 330m2을 넘는 곳은 1개관에 그쳤다.
종사하는 사서 수는 응답한 9개관 기준 정규직 9명, 비정규직 3명 등 총 12명으로 1관 당 1.3명이었고, 직원까지 포함하면 1관 당 2.2명 수준이었다. 특히 9개관 중 5개관이 1인 사서로 운영되고 있었다. 이상에서 볼 때 병원 내 의학도서관은 비교적 소규모 시설에서 소수가 운영하고 있으며, 1인 사서 비중이 높다는 것을 알 수 있다(표 1).
| 관수 | 연면적(m2) | 좌석수(개) | 장서수(권) | 정규직 사서수(명) | |
|---|---|---|---|---|---|
| 전문도서관 | 151 | 688.0 | 33.7 | 46,230 | 1.41 |
| 병원 내 의학도서관 | 10 | 174.7 | 22.7 | 8,367 | 1.00 |
앞에서 2023년 기준 병원 내 의학도서관 1관당 평균 연면적은 174.7m2, 장서수는 8,367권으로 확인됐다. 단순 계산으로도 1m2 당 47.9권의 도서가 있는 셈이다.
그렇다면 전문도서관의 장서가 얼마나 포화 상태인지를 산출할 수 있을까. 공공도서관이나 대학도서관의 경우, 장서포화도를 산출한 연구가 있지만, 전문도서관이나 의학도서관은 아직까지 이에 대한 연구를 찾기가 어려운 실정이다. 장서포화도는 대체로 도서관 연면적 대비 적정한 장서공간을 산출하고, 이 공간에 소장할 수 있는 적정한 장서수가 얼마인지를 찾아내, 이를 실제 소장하고 있는 장서와 비교한 값이다. 따라서 기존 공공도서관과 대학도서관을 대상으로 진행됐던 연구를 참고해 두 가지 방식으로 병원 내 의학도서관 10개관의 대략적인 장서포화도를 산출해 보기로 한다.
먼저 공공도서관건립운영매뉴얼(문화체육관광부, 2022)과 김홍렬[4]의 연구를 참고로 공공도서관 장서포화도 산출을 준용해 개략적인 의학도서관 장서포화도를 계산했다.
장서포화도는 공공도서관건립운영매뉴얼에서 제시하고 있는 적정장서 산출공식을 활용하여 측정한다. 적정장서 산출공식은 공공도서관건립운영매뉴얼에서 도시형 연면적 2,500m2 미만을 기준으로 했을 때 표 2와 같다.
공공도서관의 공간 배치는 자료이용공간 48.1% + 문화교육공간 15.5% + 업무관리공간 8.4% + 공용공간 28% 등 총 100%가 된다. 이 중 자료이용공간을 보면 일반자료공간 17.7%, 어린이자료공간 11.7%, 유아자료공간 1.5%, 열람공간 및 기타 17.2%이다.
일반자료의 경우, 적정장서 산출공식은 ‘적정자료공간 × 0.35 × 170권’이고, 어린이자료는 170권 대신 120권, 유아자료는 70권을 적용하게 된다. 적정자료공간 비율은 일반자료의 경우 17.7%, 어린이자료 11.7%, 유아자료 1.5%이다.
하지만 병원 내 의학도서관은 특성상 연구실이나 사무실을 이용하는 경우가 많아 구조가 단순하고 어린이나 유아자료공간이 없는 경우가 대부분이다. 또 의학도서관 연면적에는 화장실, 엘리베이터, 계단, 창고, 휴게공간 등 다른 부서 또는 병동과 공용으로 사용하는 공용공간이 포함되지 않는다. 따라서 이를 일반자료 공간으로 재배치하면 적정자료공간 비율은 58.9%가 된다.
이에 따라 먼저 적정자료공간을 구하면, 10개 의학도서관 평균 연면적인 174.7m2의 58.9%에 해당하는 103m2(소수점 이하 반올림)가 된다. 따라서 적정장서수는 산출공식을 적용해 103m2 × 0.35 × 170권 = 6,129권이 된다.
그런데 앞에서 국가도서관통계시스템에서 확인한 실제 의학도서관 1관당 평균 장서수는 8,367권이다. 다시 말해 의학도서관의 평균 적정 장서수는 6,129권인데 실제 장서수는 8,367권이므로 장서포화도는 8,367 ÷ 6,129 × 100 = 137%가 돼 100%를 넘는 장서 포화 상태가 된다.
이와 같은 방법으로 병원 내 의학도서관 10개관에 대해 장서포화도를 측정한 결과는 표 3과 같다. 이 중 B, F, G 도서실 3개관이 포화도 100%를 넘었고, 가장 높은 곳은 260%와 244%로 계산돼 포화 상태가 심각한 것으로 나타났다. C, E, H, J 도서실 4개관도 80%를 넘어서 주의를 요하고 있다. 나머지 D, I, K 도서실 3개관은 35%∼55%로 상대적으로 여유가 있는 것으로 조사됐다.
또 다른 방식으로 한국교육학술정보원(2020)의 ‘대학도서관 장서폐기 가이드라인 수립 연구’에 제시된 대학도서관 장서포화도 산출 방식을 적용해 보기로 한다.
이는 연면적의 0.3배를 적정장서공간으로 적용해 여기에 들어갈 수 있는 최대 소장 장서수를 구해 이를 실제 소장 장서수와 비교하는 방식이다. 최대 소장장서수는 개가제와 폐가제 비율을 7:3으로 가정해 개가제는 113권, 폐가제는 189권을 배가하는 것으로 기준을 삼지만 공간이 협소한 의학도서관의 특성을 고려할 때 개가제로 가정하기로 한다. 개가제 자료실 표준서가인 2련 6단 양면서가 1개당 한계소장책수는 일반도서를 기준으로 최대 600권이다(표 4).
| 대학도서관 |
적정장서공간: 연면적(m2)의 30% 적정장서수: 개가제 적정소장공간 × 113권, 폐가제 적정소장공간 × 189권 |
| 의학도서관 |
적정장서공간: 연면적(m2)의 30% 적정장서수: 개가제 적정소장공간 × 113권 |
이를 병원 내 의학도서관 10개관 통계에 대입하면 적정장서공간은 평균 연면적 174.7m2의 0.3배인 52m2이고, 적정장서수는 개가제 기준 52m2 × 113권 = 5,876권이 된다. 이에 따라 평균 장서포화도는 의학도서관 10개관 평균장서수인 8,367권 대비 142%가 된다. 앞서 공공도서관 산출방식으로 도출된 137%보다 높다.
이와 같은 방식으로 병원 내 의학도서관 10개관에 대한 개별적인 장서포화도를 측정한 결과는 표 5와 같다. 대체로 앞의 공공도서관 산출방식과 비슷한 추이를 보였다. C 도서실은 포화도 100%였고, B, F, G 도서실 3개관은 앞의 공공도서관 산출방식과 마찬가지로 포화도 100%를 넘은 것으로 나타났다. E, H, J 도서실 3개관은 80%를 넘어 주의를 요했고, 나머지 D, I, K 도서실 3개관은 상대적으로 여유가 있는 것으로 조사됐다.
이처럼 장서 포화상태에 시달리는 도서관의 효율적인 공간 활용을 위해서는 장서폐기가 필요하다. 물리적으로 한정된 도서관 공간에서 장서 포화량이 적정 수준을 넘을 경우 재배치를 통한 여분의 공간 조성에 한계가 있다. 건물 증축 등을 통해 물리적으로 도서관 공간을 증가시킨다 하더라도 신간도서들이 쌓이게 되면 결국 소장 공간 부족 현상은 되풀이될 수밖에 없다. 따라서 장서폐기를 통해 정기적으로 혹은 필요할 때마다 공간 확보에 나서야 한다. 특히 공간이 좁은 소규모 도서관의 경우, 효과적인 장서 폐기 운용은 선택이 아닌 필수와도 같다.
소장 공간을 확보하여야 하는 이유 중 하나는 도서관의 최신성을 유지하기 위해서이다. 정기적인 신간자료의 확충은 이용자들이 도서관을 찾게 만드는 요인 중 하나가 된다. 80%의 결과가 20%의 원인에 의해 발생한다는 파레토의 법칙이 도서관에도 적용되어 도서관 신간 도서 20%가 대출순위 80%를 점유한다고 할 만큼 신간의 중요성을 간과할 수 없다[5]. 장서 폐기는 결과적으로 장서량을 감소시켜 장서관리에 드는 시간과 인력, 각종 유지 비용을 일시적으로 절감해주는 효과도 있다.
문제는 의학도서관에 적합한 장서폐기의 기준 및 절차에 대한 연구가 지금까지 없다 보니 그 방식이 제각각이었다는 점이다. 의학도서관의 규모가 작은 경우가 대부분이어서 체계적인 장서폐기 기준과 절차가 마련돼 있지 않다. 공공도서관이나 대학도서관의 장서폐기 규정을 도입해 나름대로 의학도서관에 맞게 수정해 사용하는 것이 일반적이다. 장서 비중이 특정 분야에 집중되어 있는 의학도서관의 특성에 맞는 폐기 대상 선정 및 기준을 마련하는 것이 요구된다.
A 의학도서관의 장서 폐기 사례
여기에 최근 장서폐기 작업을 진행한 A 의학도서관의 사례를 소개한다. 이 사례를 공유함으로써 앞으로 장서폐기를 진행할 다른 의학도서관에 참고가 될 것으로 기대한다.
2011년 개관한 A 의학도서관은 연면적 53m2 규모에 1인 사서로 운영되고 있어, 사서 1명이 도서관 운영 전반을 관리하고 있다. 병원 소속 의사, 간호사, 연구원 및 직원들을 대상으로 운영되고 있으며 한국의학도서관협회(KMLA), 한국교육학술연구정보원(KERIS), 국가정책정보협의회에 가입되어 있다.
2024년 11월 기준 4,111권의 장서를 갖추고 있고, 이 중 945권은 장기대출로 각 부서에서 보관하고 있어 실제 도서관에 소장하고 있는 장서수는 3,166권이다. 하지만 A 도서관은 책을 배가할 장소가 부족해 사무용 책장이나 북트럭 등에 책을 쌓거나 겹쳐 보관하는 등 공간 부족이 고질적인 문제였다.
앞서 장서포화도 산출식을 A 도서관에 적용하면 공공도서관 산출식 적용 시 적정장서수가 53m2 × 0.589 × 0.35 × 170권 = 1,857권이 되어 장서포화도는 170%가 된다. 또 대학도서관 산출식 적용시 적정장서수는 53m2 × 0.3 × 113권 = 1,797권이 되므로 장서포화도는 176%가 된다(표 6).
이에 따라 2024년 9월부터 12월까지 장서점검 및 장서폐기를 진행해 450권을 폐기했다. 이는 A 도서관 장서의 11%에 해당한다. 도서관법 시행령에 따라 자료의 폐기 및 제적의 범위는 연간 당해 도서관 전체장서의 100분의 7을 초과할 수 없지만, 위원회의 승인을 얻어 100분의 7을 초과해 시행하게 됐다.
A 도서관은 자체 도서관리규정 내에 자료관리 규정에 폐기 조항이 존재한다.
규정을 보면 폐기의 목적은 장서의 최신성을 유지하기 위함이고, 방식은 필요에 따라 년 1회에 폐기 기준에 따라 주관부서의 심의를 거쳐 폐기하도록 하고 있다.
A 도서관의 폐기 기준은 다음과 같다.
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각 분야의 개론서로서 이용가치가 없는 자료
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개정판 또는 신판이 간행된 자료
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1년이 경과하여도 발견되지 않는 행방불명의 도서
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각종 물질에 오염된 자료
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파손 및 훼손된 자료로서 열람이나 제본이 불가능하거나 제본 또는 정리비용이 구입가격을 상회하는 자료
A 도서관은 별도로 폐기 예산을 책정하지 않고 있다. 만약에 지출예산이 필요하다면 도서관 운영비에서 충당을 하게 된다.
처리 절차는 크게 보면 장서점검 계획안 수립 → 위원회 심의 → 장서점검 실시 → 폐기자료 선정 → 폐기계획안 수립 → 위원회 심의 → 내부결재 → 폐기 순으로 진행된다. 도서관 외에도 각 부서와 개인 연구자들이 장기대출로 책을 이용하고 있는 기관의 특성을 고려해, 장서점검을 통해 반출된 도서 현황을 파악하고, 이를 포함해 폐기계획안을 수립할 필요가 있다.
장기대출을 통해 전문도서를 이용하고 있는 부서 및 연구자를 대상으로 장서 점검을 실시하기 위한 계획안을 수립한다. 계획안에는 장기대출 도서 목록과 부서와 연구자별 현장 점검 일정이 명시된다. 부서와 연구자 업무 일정에 맞춰 진행하기 때문에 기간은 대개 1개월에서 2개월가량 소요된다. 장서점검은 현물자산 점검이기 때문에 1년에 1회 실시해야 하며, 담당부서 위원회에 심의 및 보고가 이루어져야 한다.
장서점검의 목적은 장기대출 도서의 현황을 파악하고 대출을 계속 유지할지, 아니면 반납할지를 확인하는 것이다. 특히 오·훼손이 있거나 분실 등 도서의 이용가치가 상실되었을 경우 이를 제적시키고 폐기자료에 추가해 장서 폐기를 실시하도록 한다.
규정의 폐기 기준에 따라 폐기 대상을 선정한다. 폐기는 이용가치가 없어진 장서를 대상으로 한다. 따라서 훼손이 심하거나 오염된 자료, 복본이나 구판 등이 대상이 된다. 앞서 장서점검으로 파악된 폐기자료들도 이 때 포함된다.
또한 장기간 대출 이력이 없는 도서들이 폐기 대상이 된다. A 도서관의 경우 자료가 출판된 후 최근 7년간 도서 대출이 없거나 5회 미만의 매우 적은 도서들을 중심으로 선정해 리스트를 작성한다. 리스트에는 제적 대상 자료를 선별할 수 있는 분류기호, 제목, 저자명, 출판사, 출판연도, 구매비용 등을 기재하고, 폐기 사유로 오·훼손, 복본, 구판, 장기미대출 등을 명시한다.
이러한 도서들은 평소에도 사서가 인지가 가능한 만큼 폐기 일정과 상관없이 따로 분리하여 배가를 해둔다.
폐기할 자료가 어느 정도 쌓이게 되면 폐기 계획안을 수립한다. 폐기 계획은 특정한 양식은 없으며, 법적근거와 폐기 여부를 검토할 심의위원회 소집 요청, 폐기 대상과 일정 등이 포함된다. 폐기할 자료는 도서관법 시행령에 따라 7% 이내로 하되, 공간 확보가 시급할 경우 그 이상도 가능하다.
폐기 시기는 일반적으로 1년에 1회 실시하는 것을 원칙으로, 폐기자료량에 따라 6월 또는 12월에 한다. 공간 확보가 시급하고 폐기자료가 많을 경우 상·하반기 두 번에 걸쳐 진행하는 방법도 고려할 수 있다.
폐기 계획안이 수립되면 계획안과 함께 위원회 심의를 요청한다. 일반적인 도서관의 경우 폐기를 위한 도서관운영위원회에서 심의를 하지만, A 도서관의 경우 단독 부서가 아닌 관련 부서에 소속돼 있는 관계로 해당 부서 위원회의 심의를 받게 된다는 점이 다르다. 따라서 폐기 계획안에 대한 전문적인 심의보다는 해당 계획안이 절차적으로 문제가 없는지, 폐기 일정과 폐기되는 도서 수량 등에 문제가 없는지에 주로 심의의 초점이 맞춰지게 된다.
위원회 심의를 통과해 폐기 계획안이 승인되면 내부 결재를 진행해 폐기를 실행하기 위한 내부 결재를 진행하게 된다. 내부결재의 최종 결재권자는 의학원장이 된다.
폐기 계획 시행이 승인을 받으면 도서관리프로그램 상에서 폐기 도서들을 ‘제적’ 또는 ‘폐기’ 처리한다. 제적은 이용가치를 상실한 자료를 공간상 또는 기록상으로 제외하는 것이고, 폐기는 공식적으로 자료를 제거한다는 점에서 차이가 있다. A 도서관의 관리프로그램은 제적과 폐기 모두 처리가 가능한 시스템이어서 우선 폐기 계획 단계에서 ‘제적’을 시켜 격리를 시켰다가 폐기 승인을 받게 되면 ‘폐기’ 처리를 하게 된다.
폐기 방법은 폐기도서 전시, 공공기관 기증, 자료 파기 의뢰 등이 있다. A 도서관은 폐기 도서의 처리를 위해 먼저 사내 폐기도서 전시를 연다. 사내 공지를 통해 구성원들이 도서관을 방문해 전시된 책 중에서 마음에 드는 책을 무료로 골라가는 방식이다. 차후에는 적은 금액이라도 도서관발전기금을 받는 방향을 검토하고 있다. 전시회 이후 남은 자료들은 공공도서관 등 인근 공공기관에 기증하는 방식으로 진행한다. 기증 이후에도 남거나 기증이 여의치 않을 경우 내부 절차에 따라 파기하는 방식을 이용한다. 폐기를 마치고 나면 사진 등 증빙자료와 함께 이를 위원회에 보고하고, 연말 또는 연초에 자산 감소를 자산관리부서에 통보하면 모든 절차가 마무리된다.
결론 및 제언
소규모 의학도서관에서 장서폐기를 진행하는 과정에서 발생할 수 있는 문제점은 다음과 같다.
첫째, 업무인력 부족이다. 의학도서관은 1인 또는 소수의 사서가 진행하는 만큼 다른 업무를 보면서 동시에 진행을 해야 된다는 점에서 장서폐기를 시행할 인력이 부족하다. 이에 대해 업무 프로세스를 장기적 관점으로 전환해 평소에도 폐기 대상 자료를 따로 분류해놓거나 도서관리프로그램 상에서 제적을 시켜 폐기 리스트를 미리 작성해놓는 것이 효율적이다.
하지만 다량의 폐기도서를 옮기는 등 폐기 절차상 일손이 필요할 수밖에 없다는 점에서 소속부서나 타 부서의 협조가 필수적이다. 따라서 도서관의 효율적인 관리를 위해 장서폐기 업무의 중요성에 대한 인식이 사전에 공유될 필요성이 있다.
둘째, 규정 미비와 매뉴얼 부재이다. 도서관 관리규정에 폐기 항목은 있지만, 간단한 취지와 폐기 기준만 제시돼 있어 이를 가지고 시행을 하기에는 부족하다. 따라서 자료 선정 단계부터 폐기까지 업무의 프로세스를 담은 장서폐기 매뉴얼의 작성이 필요하다. 하지만 직원수가 적은 전문도서관에서는 이를 작성하는 데 한계가 있다. 또 기존 대학도서관이나 공공도서관의 매뉴얼을 차용하기에는 소규모 전문도서관에 적합하지 않은 측면이 있다. 따라서 공통적으로 사용할 수 있는 전문도서관 맞춤형 표준 장서폐기 가이드라인이 제작된다면 현장에 도움이 될 수 있을 것으로 기대된다.
셋째, 폐기 기준의 불명확성이다. 장서폐기 선정 기준에 있어 오·훼손이나 복본, 구판 등은 비교적 명확하지만, 이용가치가 없다는 점의 근거로 대출이력을 드는 것이 적합한지는 논란이 될 수 있다. 어느 기간 동안 몇 회 미만 대출일 경우 이용가치가 없다는 판단이 합리적일지 분명하지 않다. 여기에 나중에라도 그 장서를 이용할 수도 있다는 우려로 인해 폐기에 대한 심리적 저항감이 발생한다.
이와 더불어 장서폐기를 시행하는 사서가 설령 의학사서라 하더라도 의학도서의 이용가치를 평가할 만한 역량까지 갖출 것을 기대하기는 어렵다. 심의를 담당하는 위원회의 위원 중에 전문도서 평가가 가능한 전문가가 있을 수도 있지만, 수백 권의 폐기자료를 일일이 심의하기에는 시간적으로나 체력적으로 역부족이다.
대학도서관이나 공공도서관의 경우 폐기 관련 빅데이터를 구축해 이를 공유하면서 이용가치 평가가 가능할 수도 있지만 전문도서관에서 당장 그러한 데이터 구축도 어려운 형편이다.
따라서 장기적으로 분야별 전문도서관 간의 네트워크를 구축해 폐기 관련 빅데이터를 공유하는 방안을 차차 발전시킬 필요가 있다.
넷째, 장서 수용률의 적정성 여부다. 의학도서관 장서는 대체로 사서의 수서정책보다 구성원의 요청 비율이 높다. 연구가 활발할수록 신청수요도 높아질 것이고, 결국 도서관은 포화상태에 이르게 된다. 이 경우 대안은 물리적으로 증축을 하거나 장서폐기를 수행하는 수밖에 없다.
상대적으로 적은 비용과 시간, 인력으로 가능한 장서폐기가 합리적으로 보이지만 이는 결국 자산을 감소시켜 공간을 절약하는 것일뿐 근본적인 해결책이 되기는 어렵다. 그렇다고 많은 비용과 시간을 들여 물리적인 증축이나 리모델링을 결정하는 것도 신중을 기해야 한다.
결국 증축이 가능하려면 합당한 근거가 있어야 되고, 이를 위해서는 합리적인 장서 수용률 계산이 필요하다. 앞서 개략적으로 공공도서관과 대학도서관에서 적용되는 장서포화도를 활용했지만, 이는 규모도 작고 장서 특성이나 공간 구조가 다른 전문도서관에 적용하기에는 한계가 있다. 따라서 전문도서관과 의학도서관에 맞는 장서포화도를 개발해 적절한 장서 수용률을 산출할 수 있다면 향후 증축의 근거가 되는 적절한 지표로서 기능할 수 있을 것이다.
도서관의 효율적인 공간 활용이라는 목적지에 닿기 위해서는 적절한 장서폐기 가이드라인이 필요하다. 특히나 의학도서관은 공간도 협소하고 직원도 적어 장서폐기의 중요성이 더 절실하다. 장서폐기는 새로운 지식을 채워 새로운 공간을 창조하는 과정의 일환이다. 의학도서관 간의 공유를 통해 더 발전적인 장서폐기 프로세스가 개발되길 기대한다.
